• Einladung vom Verwalter mindestens 1mal pro Jahr
• Ladungsfrist 3 Wochen, d.h. Einladung muss mindestens 3 Wochen vor Versammlung erfolgen
• Einzuladen sind alle Eigentümer, die im Grundbuch verzeichnet sind
• Schriftlich, Zugang per Post oder E-Mail
• Inhalte der Einladung:
  • Name und Anschrift des/der Adressaten 
  • Name und Anschrift des Verwalters (oder des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats) 
  • Genaue Bezeichnung der Gemeinschaft, für die die Versammlung einberufen wird (Ort und Straße)  
  • Datum, Ort und Uhrzeit der Versammlung 
  • Tagesordnung durch Verwalter in Absprache mit Verwaltungsbeirat
• Eigentümer müssen zusätzliche Tagesordnungspunkte beim Verwalter beantragen
• Wichtig: Beschlüsse unter dem Tagesordnungspunkte „Sonstiges sind anfechtbar

Quellen

• Einberufung der Eigentümerversammlung; haufe.de
• § 24 Absatz 1 und der § 2 des WEG
• Die Wohnungseigentümerversammlung; Informationsbroschüre des BMJ

Wahl eines Verwaltungsbeirats

• Durch Beschluss der Eigentümergemeinschaft mit einfacher Mehrheit
• Bestimmung eines Vorsitzenden und Stellvertreters
• Anzahl der Beiratsmitglieder gesetzlich nicht vorgeschrieben, d.h. bei Rücktritt eines Mitglieds ist keine Neubestellung nötig

Aufgaben

• Vertretung der Interessen der Eigentümergemeinschaft gegenüber Verwalter, insbesondere Beratung und Vermittlung zwischen Eigentümer und Verwalter
• Unterstützung des Verwalters bei Durchführung seiner Aufgaben
• Überwachung des Verwalters (§ 28 Abs. 2 WEG)
• Vorbereitung von Eigentümerversammlung
• Unterschrift des Protokolls einer Eigentümerversammlung durch Vorsitzenden, Stellvertreter oder Eigentümermitglied
• Prüfung des Wirtschaftsplans, Abrechnung, Rechnungslegung
• Eigentümergemeinschaft kann Aufgaben des Beirats durch Mehrheitsbeschluss konkret ausgestalten
• Verwaltungsbeiratsvorsitzender beruft Verwaltungsbeirat nach Bedarf ein

Pflichten

• Auskunft über Tätigkeiten gegenüber Eigentümergemeinschaft

Zeitdauer

• befristet oder unbefristet möglich
• Widerruf der Verwaltungsbeiratsmitglieder durch Eigentümergemeinschaft jederzeit möglich durch Stimmenmehrheit
• bei Verkauf des Wohnungseigentums gleichzeitig Ausscheiden aus Beirat

Umfang des Verwaltungsbeirats

• Zahl der Mitglieder des Beitrags durch Wohnungseigentümer durch Beschluss festzulegen
• Beiratsvorsitzender und Stellvertreter durch Mitglieder des Berats oder von Eigentümergemeinschaft in Wohnungeigentümerversammlung zu bestimmen

Quellen

• WEG, insbesondere § 29

Sinn und Inhalt einer Eigentümerversammlung

• Fragen zwischen Eigentümern, Hausverwaltung
• Beschluss von Reparaturen und Baumaßnahmen
• Gestaltung Wirtschaftsplan
• Bestellung Verwaltung
• Wahl des Verwaltungsbeirats
• Höhe Hausgeld

Wer erstellt Protokoll?

• In der Regel der Verwalter
• Möglich auch Verwaltungsbeirat oder Eigentümer, der von WEG zum Schriftführer ernannt wird. Dies ist zu Beginn der Versammlung durch Beschluss festzulegen

Inhalte eines Protokolls

• Ort, Datum, Uhrzeit von Beginn und Ende, und laufende Nummer der Eigentümerversammlung
• Vorsitzender der Versammlung
• Angaben und Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung
• Teilnehmer anwesend und per Vollmacht (auch Anwesenheitsliste)
• Namen der anwesenden Eigentümer und Angabe der Miteigentumsanteile
• Kurze Inhaltsangabe zu den einzelnen Tagesordnungspunkten mit genauer Formulierung der Beschlusstexte (Ergebnisprotokoll)
• Wortbeiträge und Diskussionen sind in zeitlichen Abfolge wiederzugeben
• Angabe des Abstimmungsverfahrens
• Ergebnisse der Beschlussfassungen mit Angabe der Ja-, Nein- und Enthaltungsstimmen. Beschlüsse rechtlich nur bindend, wenn auf der Tagesordnung festgelegt
• Angaben zur Verkündung des Abstimmungsergebnisses

Wer unterschreibt Protokoll?

• Veranstalter bzw. Verwalter
• Verwaltungsbeiratsvorsitzender oder/und Stellvertreter und/oder Eigentümer (müssen anwesend sein). Wenn eine zwingend erfoderliche Unterschrift nicht vorliegt, kann Anfechtung des Protokolls erfolgen (OLG München, 07.08.2007, Az. 34 Wx 3/05)

Zusendung und Aufbewahrung

• Zusendung nicht nötig, aber Einsichtsrecht der Eigentümer
• Aufbewahrung im Original auf Dauer, da Beschlüsse für Gemeinschaftseigentum und Zusammenleben in WEG und damit auch für zukünftige Miteigentümer wichtig sind. Auch Insolvenzverwalter, Zwangsverwalter und Testamentsvollstrecker dürfen Einsicht verlangen
• Digitale Sicherung

Folgen bei Vorliegen eines fehlerhaften Protokolls

• Jeder Eigentümer kann Berichtigung verlangen, wenn Beschlüsse nicht korrekt widergegeben werden
• Bei Korrektur sind Miteigentümer über berichtigtes Protokoll zu informieren
• Wenn keine Korrektur erfolgt, kann Beschlussanfechtungsklage erhoben werden innerhalb einer Anfechtungsfrist von 1 Monat ab Eigentümerversammlung

Quellen

• Das Protokoll in der Wohnungseigentümerversammlung; Haus und Grund, 26.10.2023
• Welche Vorgaben müssen WEG-Protokolle erfüllen? ohne-makler
• Muss ein Protokoll erstellt werden und was ist zu beachten? KGK Kanzlei