Eigentümerversammlung: Anforderungen an Protokoll

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Sinn und Inhalt einer Eigentümerversammlung

  • Fragen zwischen Eigentümern, Hausverwaltung
  • Beschluss von Reparaturen und Baumaßnahmen
  • Gestaltung Wirtschaftsplan
  • Bestellung Verwaltung
  • Wahl des Verwaltungsbeirats
  • Höhe Hausgeld

Wer erstellt Protokoll?

  • In der Regel der Verwalter
  • Möglich auch Verwaltungsbeirat oder Eigentümer, der von WEG zum Schriftführer ernannt wird. Dies ist zu Beginn der Versammlung durch Beschluss festzulegen

Inhalte eines Protokolls

  • Ort, Datum, Uhrzeit von Beginn und Ende, und laufende Nummer der Eigentümerversammlung
  • Vorsitzender der Versammlung
  • Angaben und Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung
  • Teilnehmer anwesend und per Vollmacht (auch Anwesenheitsliste)
  • Namen der anwesenden Eigentümer und Angabe der Miteigentumsanteile
  • Kurze Inhaltsangabe zu den einzelnen Tagesordnungspunkten mit genauer Formulierung der Beschlusstexte (Ergebnisprotokoll)
  • Wortbeiträge und Diskussionen sind in zeitlichen Abfolge wiederzugeben
  • Angabe des Abstimmungsverfahrens
  • Ergebnisse der Beschlussfassungen mit Angabe der Ja-, Nein- und Enthaltungsstimmen. Beschlüsse rechtlich nur bindend, wenn auf der Tagesordnung festgelegt
  • Angaben zur Verkündung des Abstimmungsergebnisses

Wer unterschreibt Protokoll?

  • Veranstalter bzw. Verwalter
  • Verwaltungsbeiratsvorsitzender oder/und Stellvertreter und/oder Eigentümer (müssen anwesend sein). Wenn eine zwingend erfoderliche Unterschrift nicht vorliegt, kann Anfechtung des Protokolls erfolgen (OLG München, 07.08.2007, Az. 34 Wx 3/05)

Zusendung und Aufbewahrung

  • Zusendung nicht nötig, aber Einsichtsrecht der Eigentümer
  • Aufbewahrung im Original auf Dauer, da Beschlüsse für Gemeinschaftseigentum und Zusammenleben in WEG und damit auch für zukünftige Miteigentümer wichtig sind. Auch Insolvenzverwalter, Zwangsverwalter und Testamentsvollstrecker dürfen Einsicht verlangen
  • Digitale Sicherung

Folgen bei Vorliegen eines fehlerhaften Protokolls

  • Jeder Eigentümer kann Berichtigung verlangen, wenn Beschlüsse nicht korrekt widergegeben werden
  • Bei Korrektur sind Miteigentümer über berichtigtes Protokoll zu informieren
  • Wenn keine Korrektur erfolgt, kann Beschlussanfechtungsklage erhoben werden innerhalb einer Anfechtungsfrist von 1 Monat ab Eigentümerversammlung

Quellen